Валерий Забелин
В этом материале мы постарались просто и понятно рассказать о фискальном накопителе – что это такое и для чего используется, сколько стоит и чем руководствоваться при выборе.
Что такое фискальный накопитель
Фискальный накопитель — это устройство, которое принимает, обрабатывает, формирует и хранит информацию обо всех процессах, проведенных через онлайн-кассу. Никакие корректировки и изменения полученных сведений невозможны.
Как выглядит фискальный накопитель (ФН) – это небольшой блок, который подключается к онлайн-кассе:
Сам по себе накопитель вставляется в специальный отсек на онлайн-кассе (как именно – нужно смотреть в инструкции к ней). Кроме того, менять ФН нужно строго по инструкции – сначала закрыть архив, передать данные в ОФД, отчитаться перед налоговой и т. д.
Для чего нужен фискальный накопитель
ФН используют для сбора данных из онлайн-кассы с последующей передачей их в налоговую службу. В 2016 году эти устройства пришли вместо привычных ЭКЛЗ как более современный вариант, который передает данные в автоматическом режиме и имеет больший объем памяти.
Фактически, фискальный накопитель – это хранилище информации объемом в 256 мегабайт, в памяти которого хранятся данные обо всех чеках и других операциях, которые проходили через кассу. То есть это своего рода архив всех кассовых операций торговой точки.
Какая информация хранится в памяти ФН
Согласно закону № 54-ФЗ, на ФН хранятся следующие документы:
Основной массив данных – это сами чеки. Учитывая объем памяти в 256 Мб, на один фискальный накопитель помещается информация примерно о 240 тысячах чеков.
Принцип работы
Фискальный накопитель регистрирует все операции, которые проходят через кассу. А работает это так:
- проводится операция в кассе, программное обеспечение (ПО) онлайн-кассы составляет чек с информацией по операции (название и стоимость товаров, дата и время, фамилия кассира и др.);
- ПО онлайн-кассы отправляет чек в память накопителя;
- чек наделяется фискальным признаком, с этого момента он становится фискальным документом;
- ФН шифрует и сохраняет чек;
- ФН отправляет уже готовый чек обратно в ПО онлайн-кассы;
- ПО посылает чек оператору фискальных данных (ОФД);
- ОФД отправляет чек в налоговую.
Таким образом, фискальный накопитель не только хранит информацию о чеках, но еще и шифрует их.
Виды фискальных накопителей
При выборе устройства стоит учитывать режим налогообложения, на котором работает бизнес и род деятельности. Между собой ФН отличаются сроком эксплуатации и моделью.
По сроку службы
Здесь доступно 3 варианта устройств.
13 месяцев
ФН сроком эксплуатации 13 месяцев подходили для торговли на общей системе (ОСНО), для реализации подакцизных товаров и сезонной торговли. Устройство с таким сроком также подходило для работы в автономном режиме – это когда касса работает без связи с интернетом. Обычно такой режим используют в небольших населенных пунктах, удаленных от сетей связи.
Но в настоящее время регистрация ФН на 13 месяцев невозможна, а устройства с таким сроком службы в продаже уже не найти. То есть, актуальных фискальных накопителей на 13 месяцев в настоящее время уже не существует.
15 месяцев
Оснастить кассу ФН на 15 месяцев можно при тех же условиях, что и на 13. Такие фискальные накопители подходят ООО или ИП, которые продают подакцизные товары, работают на ОСНО, торгуют в автономном режиме и чей бизнес имеет сезонный характер.
36 месяцев
Фискальные накопители сроком действия до 36 месяцев нужно применять следующим категориям предприятий и бизнеса:
Фискальный накопитель на 36 месяцев можно применять также при автономной работе кассы, но срок такого устройства будет ограничен 560 днями. То есть, вместо 36 месяцев, по факту он проработает чуть больше 18 месяцев.
На первый взгляд кажется, что выгоднее купить ФН с более долгим сроком службы – ведь они лишь незначительно дороже, а в пересчете на месяцы экономия окажется значительной. Но рекомендуется подбирать устройство под каждый случай отдельно. Важно помнить, что не всегда срок эксплуатации на упаковке совпадает с реальным. Так при торговле в автономном режиме, при продаже акцизных товаров и сезонной работе, реальный срок работы ФН значительно сокращается.
Также отметим, что в накопителях на 15 и 36 месяцев одинаковая память – 256 мегабайт, и их хватит примерно на одинаковое количество чеков. Поэтому если у кассы много ежедневных продаж, то в ФН просто не хватит памяти на 3 года. В таком случае с целью экономии лучше купить накопитель на 15 месяцев.
По модели
В кассе разрешено использовать только те модели устройств, которые занесены в реестр Федеральной налоговой службы. На начало 2022 года в нем всего две модели. На сегодняшний день производители могут изготавливать только эти разрешенные модели ФН. Посмотреть реестр можно на официальном сайте ФНС.
ФН 1.0
Модель ФН 1.0 поддерживает форматы документов 1.0 и 1.05. Сроки службы составляют 13 или 36 месяцев. Такие модели использовались до конца 2018 года, больше их не производят. Зарегистрировать кассу с таким форматом ФН нельзя. Те, кто ранее уже установил ФН 1.0, может использовать этот накопитель, но только пока не закончится срок службы.
Учитывая, что зарегистрировать такой накопитель можно было до 6 августа 2021 года, у многих еще не истекли сроки эксплуатации.
ФН 1.1 и ФН 1.1М
Эти модели поддерживают все существующие форматы документов. Сроки эксплуатации составляют 15 или 36 месяцев.
Другими словами, это основная и единственно доступная в продаже модель фискального накопителя.
Какой фискальный накопитель выбрать
Рассмотрим критерии выбора в зависимости от применяемой системы налогообложения и нюансов торговли.
При торговле на ОСНО
Согласно закону, организации, работающие на ОСНО, могут установить фискальный накопитель с любым сроком службы – на 15 или 36 месяцев. Критерий выбора – количество чеков, которые будут проходить через кассу. Если их слишком много (условно – более 300 в день), есть смысл покупать накопитель на 15 месяцев, так как память в нем закончится раньше, чем через 3 года.
Для торговли на спецрежимах
Физические или юридические лица, которые оказывают услуги, предприниматели на УСН или ПСН, обязаны работать на устройствах сроком работы 36 месяцев. Для этих категорий бизнеса недопустимы устройства с меньшим сроком эксплуатации.
Для торговли акцизными товарами
Предприниматели, которые продают табачную и алкогольную продукцию, вправе использовать фискальный накопитель с со сроком в 15 месяцев, однако по факту он прослужит ровно 410 дней.
Для сезонной или автономной работы
Предприниматели, которые реализуют сезонные товары, могут использовать устройство с любым сроком работы. Продавцы, у которых автономная касса, вправе использовать любые фискальные накопители на свое усмотрение. При этом, согласно закону 54-ФЗ, устройство на 15 месяцев прослужит 13 месяцев, а на 36 месяцев — 560 дней.
Сколько стоят ФН и где их можно купить
Накопители продают производители онлайн-касс и другие компании, также приобрести накопитель можно у ОФД. Приобрести ФН можно как в специализированных магазинах, так и на онлайн-маркетах.
Цена зависит от модели, срока службы и производителя. На популярных онлайн площадках цены начинаются от 9900 рублей. Устройства на 15 месяцев незначительно дешевле, чем на 36. Магазины также должны иметь разрешение на реализацию товара.
Согласно закону, только сертифицированные производители могут изготавливать и продавать фискальные накопители. На официальном сайте ФНС есть реестр разрешенных к использованию ФН. Перед покупкой обязательно следует свериться с этим реестром.
Популярные модели ФН на Яндекс Маркете
Сравнение цены ФН на 15 и 36 месяцев одной модели и от одного производителя.
Интерфейсы у ФН стандартные – то есть, можно брать подходящий по цене, сроку и модели накопитель и использовать его в своей онлайн-кассе.
Как узнать заводской номер ФН
На упаковке фискального накопителя указан заводской номер, производитель и срок службы.
Если чип уже установлен в кассу, то чтобы узнать о нем информацию, нужно распечатать отчет о состоянии.
Номер накопителя отображается на всех фискальных документах:
Как проверить фискальный накопитель
На сайте ФНС есть сервис проверки ФН. На этой странице можно проверить чеки, ККТ и ФН. Для проверки подлинности устройства достаточно ввести модель и серийный номер:
Что будет, если использовать неправильный фискальный накопитель
Если ООО или ИП использует ФН с недопустимым сроком работы, то за этим последует сначала предупреждение, потом – штраф. Такие правонарушения налоговая инспекция может вычислить при проверке кассы. Срок исковой давности по проверке ККТ составляет ровно год со дня совершения нарушения. Проверку ККТ налоговая инспекция может совершить в любое время.
Сумма штрафа составляет для ИП и физлиц до 3000 рублей и до 10 000 рублей для организаций.
За использование кассы без чипа юридическим лицам грозит штраф 5-10 тысяч рублей, а физическим лицам и ИП — от 1,5 до 3 тысяч рублей.
Возможные проблемы при эксплуатации и их устранение
Если с накопителем будут какие-то проблемы, то кассир увидит на экране код ошибки.
Рассмотрим основные проблемы, которые часто встречаются:
Главное – если использовать ФН, который выдает ошибку, предприниматель не сможет выдать чек. А это уже грозит серьезным штрафом по линии ФНС.
Гарантийные и негарантийные поломки ФН
Поломка фискального накопителя – большая проблема, потому что без него использовать кассу нельзя. Если при замене работающего ФН нужно закрыть на нем архив и отправить данные в ФНС, то с неисправным накопителем это сделать не получится.
Алгоритм действий будет таким:
- В случае поломки ФН необходимо в течение 5 дней обратиться в ФНС с заявлением.
- Следующим шагом следует направить ФН производителю для проведения экспертизы и установления причины поломки. Экспертиза проводится в срок, не превышающий 30 дней с момента передачи накопителя, а результаты направляются в ФНС.
- Если фискальные данные сохранились и их удалось изъять, то ответственное лицо обязано передать эти данные в налоговую не позднее 60 дней со дня подачи заявления. Если передать данные не получается, при этом они учтены в учетной системе пользователя, нужно пробить чек коррекции.
Чтобы продолжать работу, предприниматель должен приобрести новый ФН вместо сломанного и перерегистрировать кассу в ФНС. Также желательно получить после экспертизы неисправный накопитель и также хранить его не менее 5 лет, как того требует 54-ФЗ.
Если поломка связана с производственным браком, можно рассчитывать на замену по гарантии. Гарантийный срок обычно составляет 12 месяцев с того момента, как устройство зарегистрировано в ФНС. Если вины пользователя в поломке нет, то производитель обязан заменить ФН по гарантии.
И есть отдельные случаи, которые не являются гарантийными:
Таким образом, фискальный накопитель – сложный и дорогостоящий компонент, который работает в тесной связи с ОФД и налоговой службой. Поэтому при его поломке устройство нельзя просто так заменить – нужно обязательно следовать всем правилам.
Часто задаваемые вопросы
Возможно ли повторное использование ФН?
Нет. Фискальный накопитель регистрируется единожды только на одного пользователя.
Когда можно утилизировать использованный ФН?
Устройство подлежит утилизации только через пять лет после окончания использования. Все это время следует хранить его в надежном месте.
Сменили режим налогообложения, надо ли менять ФН?
Нет. Нужно только заново поставить на учет онлайн-кассу в ФНС с учетом нового налогового режима.
Почему нельзя купить ФН сразу на 36 месяцев?
Закон не запрещает предпринимателям на общей системе налогообложения использовать ФН на 36 месяцев. Но сроки службы таких устройств ограничены при работе на ОСНО, в автономном режиме и продаже подакцизных товаров. У таких налогоплательщиков срок ФН, который рассчитан на 1110 дней (36 месяцев), ограничивается до 410 и 560 дней соответственно. Поэтому покупать более дорогой накопитель с наибольшим сроком работы не имеет смысла, экономии не получится.
Как избежать блокировки ФН?
Чтобы этого не произошло, нужно проверять исправность интернет-соединения, вовремя оплачивать услуги ОФД, не открывать рабочую смену более чем на 24 часа, следить за сроком действия и памятью ФН, а также постоянно контролировать отправляются ли данные в ОФД.
Разрешено ли использовать кассу без ФН?
Работать с ККТ без ФН нельзя.