Как получить электронную подпись и с её помощью подписать документ

Валерий Забелин

Использование электронных подписей (далее – ЭП) стало актуально с развитием электронного документооборота. Кому и для чего нужны ЭП, какую пользу приносят гражданам, как сделать электронную подпись и какие существуют риски безопасности — разбираемся вместе со специалистом.

Что такое электронная подпись

Электронная подпись – это электронный эквивалент собственноручной подписи. С ее помощью можно подписывать любые документы, которые после этого будут иметь ту же юридическую силу, что и подписанные обычной подписью.

Более сложное определение ЭП – реквизит электронного документа, который позволяет проверить его подлинность и отсутствие искажения информации благодаря криптографическому преобразованию информации. Другими словами, это способ проверить, не вносились ли в документ изменения после его подписания (что, кстати, отличает этот вариант от обычной подписи).

Электронная подпись может существовать в разных формах – от логина и пароля к ресурсам и кода подтверждения операции, до сертификата с ключом, записанного на специальный зашифрованный носитель (токен). Соответственно, у разных видов подписи разный статус и разная юридическая сила.

А еще важно разобраться с терминами: как правильно: электронная (ЭП) или электронно-цифровая подпись (ЭЦП)? Определение ЭЦП использовали до 2014 года, т.е. до вступления в силу вступил закон 63-ФЗ. Соответственно, сейчас применяется термин ЭП. Суть понятия не изменилась.

Виды электронных подписей и их отличия

Согласно Федеральному закону 63-ФЗ, выделяют три вида электронных подписей:

простая;

неквалифицированная усиленная;

квалифицированная усиленная.

Простыми мы пользуемся часто. Это, например, комбинации логин-пароль для входа в интернет-ресурсы, цифровые коды для подтверждения платежа. Такой способ заверения документов полезен, например, тем, кто работает с авторским контентом. ЭП поможет защитить труды от несогласованных изменений. В остальном сфера применения простой электронной подписи ограничена, потому что она не имеет юридической силы.

Усиленная неквалифицированная электронная подпись (далее – УНЭП) дает больше возможностей. Усиленной она называется потому, что здесь уже применяются технологии шифрования информации. УНЭП выпускаются на физическом носителе наподобие флешки (USB-токене) или в виде программы на ПК.

Юридическую силу данный вид подписи имеет только при наличии между сторонами соглашения о признании документов, подписанных УНЭП, юридически значимыми.

Чаще всего их используют внутри отдельно взятой организации или ресурса. Например, сотрудники некоторых крупных компаний применяют УНЭП для ускорения внутреннего документооборота. Или в личном кабинете налогоплательщика на сайте ФНС также можно получить ЭП, которая пригодится для отправки документов в налоговую.

В личном профиле на сайте ФНС создать электронную подпись можно за пару минут. Но и использовать её можно только на этом ресурсе

Усиленная квалифицированная электронная подпись (далее – УКЭП) дает самый широкий функционал. Подходит для всех операций, где законодательством в принципе предусмотрено применение ЭП. Технологии шифрования информации, которые используют для создания УКЭП, согласованны с ФСБ и ФСТЭК. Ключ проверки записывается на USB-носитель. На ПК владельца обязательно устанавливается специальная программа. Также выдается квалифицированный сертификат.

С 01.01.2022 г. УКЭП выпускают только удостоверяющие центры Федеральной налоговой службы России и доверенные УЦ, определенные ФНС.

Пример внешнего вида УКЭП

Примеры использования УКЭП. Для:

сдачи отчетности юридических лиц и ИП;

получения государственных услуг;

обращения в муниципальные органы;

участия организаций и предпринимателей в электронных торгах.

В таблице ниже собраны различия ПЭП, УНЭП и УКЭП:

Сравнительная характеристика разных ЭП

Электронная подпись для физических лиц

Обычным россиянам иметь электронную подпись не обязательно, но желательно – с ее помощью можно сделать многое (вплоть до возможности подать на алименты через Госуслуги). Но если человек не ведет бизнес и не судится каждый день, стоит сопоставить преимущества от наличия ЭП с расходами на ее оформление.

Для чего нужна ЭП физическому лицу

По закону УКЭП — это полный аналог собственноручной подписи. То есть она применяется для всех документов, в которых обычно данный атрибут ставится от руки. При этом владельцу не нужно никуда ехать: заверить документы можно из любой точки мира с помощью ключа и специальной программы.

Рассмотрим, что это означает на практике. При наличии ЭП граждане вправе:

1. Подавать заявления на замену паспорта, записывать ребенка в детский сад, оформлять налоговые вычеты через Госуслуги – т. е. без визитов в соответствующие органы и службы.
2. Регистрировать предпринимательскую деятельность или открытие юридического лица.
3. Направлять обращения в различные учреждения – иски в суд, жалобы в управляющие компании, запросы в муниципальные органы.
4. Осуществлять сделки с недвижимостью. Оформить сделку купли-продажи можно дистанционно, но только при условии, что собственник заранее отправил в Росреестр письменное согласие на проведение электронных сделок с объектом недвижимости.
5. Взаимодействовать с работодателем (актуально для сотрудников на удаленке). Если в компании ЭДО на достаточно развитом уровне, то устраиваться на работу, подписывать допсоглашения к трудовому договору и увольняться можно без визитов в офис.

Пока далеко не все государственные организации и частные компании готовы принимать документы с ЭП. Но электронный документооборот постепенно внедряется во все сферы нашей жизни, поэтому скоро УКЭП станут популярнее.

Цена электронной подписи для физических лиц

Цена и особенности оформления электронной подписи зависят от ее типа:

Простая электронная подпись доступна россиянам без каких-либо усилий – например, это подтверждение операции по коду из смс, авторизация через логин и пароль или подтверждение действий через Госуслуги.

Есть возможность получить УНЭП (то есть, неквалифицированную подпись), которая действует только по согласованию двух сторон. Пример – неквалифицированную подпись выдает Федеральная налоговая служба в личном кабинете физлица. Подпись может храниться непосредственно на серверах ФНС (с доступом из личного кабинета), при желании ее можно загрузить на компьютер. Но действует эта подпись только для налоговых документов – о ней речь пойдет дальше.

В остальных случаях нужно оформлять УКЭП. Цена оформления отличается в разных УЦ, а также зависит от региона. Стоимость складывается из самой услуги, носителя для ключа и программного обеспечения. В среднем оформление УКЭП для граждан обойдется в 1500-2500 руб. Например, по информации портала «Мои документы» цена вопроса — не более 3000 рублей в любом регионе РФ.

Есть только один вариант оформить УКЭП для физлица бесплатно – через приложение «Госключ». Но для этого нужно иметь подтвержденный профиль на Госуслугах, смартфон с NFC-модулем и главное – загранпаспорт нового образца.

Как получить электронную подпись на сайте налоговой

ФНС бесплатно выдает налогоплательщикам-физлицам УНЭП, которая позволяет из любой точки мира направлять документы, различного рода заявления, декларации по форме 3-НДФЛ. Электронную подпись для работы в личном кабинете налогоплательщика можно получить совершенно бесплатно, но и подойдет она только для работы с ФНС.

Обязательным условием для получения такой электронной подписи является регистрация на официальном сайте ФНС (то есть, иметь личный кабинет налогоплательщика). То есть, достаточно иметь учетную запись на Госуслугах и авторизоваться через нее в ЛК на сайте ФНС. Далее:

1. Пользователю нужно зайти во вкладку «Жизненные ситуации».
   

   

2. Выбрать справа строку «Рекомендуем получить Электронную подпись».
3. Далее сервис предлагает выбор места хранения ключа электронной цифровой подписи:
4. Хранение на рабочей станции пользователя (владельца ЭП). Выбор данного варианта «привязывает» пользователя к одному единственному компьютеру (на который и будет установлен ключ).
5. Хранение ЭП в защищенной системе Федеральной Налоговой Службы. В этом случае, зная свой пароль, владелец ЭП сможет пользоваться ей в любом месте (не будет привязан к одному ID-адресу).
6. В завершении процедуры налогоплательщику предлагается системой проверить правильность данных и придумать пароль для доступа к сертификату (с его дублированием).
7. Нажать клавишу «Подтвердить данные и направить запрос на получение сертификата».
   

   

8. Как пользоваться электронной подписью с сайта ФНС дальше: документ (например, декларация 3-НДФЛ) подписывается одной кнопкой. Сервис сам на определенном этапе оформления выдаст запрос на подпись с кнопками подтверждения и отмены.

Как еще получить электронную подпись физическому лицу

Чтобы оформить усиленную квалифицированную ЭЦП для физических лиц, можно обратиться в ближайший Удостоверяющий Центр (УЦ) или МФЦ. В случае с МФЦ нужно заранее уточнить, принимает ли центр такие заявления и как получить электронную подпись – это зависит от региона. В случае с УЦ важно, чтобы у него была государственная аккредитация от Минцифры (иначе выданные им ЭП не будут действовать). Для удобства граждан на официальном сайте ведомства опубликован список таких центров (по региональному расположению).

Стоимость своих услуг УЦ устанавливают самостоятельно, а некоторые предлагают клиентам полный пакет – включая дополнительное ПО и обучение (тогда подпись обойдется дороже). Фактически, цель УЦ – удостовериться, что подпись выдается именно тому человеку, который к нему обратился. Как получить ЭЦП в конкретном Центре — стоит уточнить на месте.

Квалифицированный сертификат ключей проверки электронных подписей должен выдаваться в соответствии с требованиями положений 18 статьи Федерального закона № 63-ФЗ «Об электронной подписи» от 2011 года. Во второй части статьи представлен перечень документов, которые необходимы для подтверждения представленной заявителем (физлицом) информации:

Паспорт гражданина РФ;

СНИЛС;

ИНН;

Доверенность (если заявитель представляет интересы другого человека).

Рассмотрим примерный алгоритм действий физического лица, желающего получить электронную цифровую подпись:

1. Определиться с тем, для каких целей нужна ЭП – от этого может зависеть тариф удостоверяющего центра
2. Посетить ближайший УЦ или МФЦ в своем регионе. Заполнить заявление на получение электронной подписи (анкету-заявку). При этом у заявителя с собой должны быть все необходимые документы (оригиналы +копии). В анкете так же необходимо указать адрес электронной почты и свой контактный номер телефона.
3. Оплатить стоимость услуги. Она включает в себя стоимость USB-носителя (токена), сертификата, ПО и услуг центра.
4. После проверки (которая может занимать до нескольких дней) специалист УЦ выдаст специальный токен (USB-носитель), на который загружается готовая электронная цифровая подпись.

Важно: УЦ будет тщательно проверять подлинность данных, сверять документы с данными в государственных базах и реестрах, чтобы исключить ошибки. Поэтому от обращения в центр до получения на руки токена может пройти какое-то время.

При обращении в МФЦ, по истечении трех дней с момента обращения, необходимо будет обратиться в УЦ (с каким из Центров работает именно конкретный МФЦ указано на его сайте). Зарегистрировавшись на сайте УЦ, нужно будет сформировать личный цифровой код и записать его на USB-носитель. Либо лично посетить его, тогда на месте клиент «на руки» получит сертификат электронной подписи, открытый и закрытый ключ.

Получить ЭЦП онлайн без посещения УЦ можно только через приложение Госключ.

Электронная подпись для ИП и юридических лиц

Для представителей бизнеса электронная подпись – куда большая необходимость, чем для физлиц. Без ЭП бизнес попросту не сможет подавать отчетность в ведомства и заключать многие договоры, не говоря уже об участии в госзакупках. А с недавних пор оформить электронную подпись бизнес может только в некоторых УЦ от ФНС.

Какие документы можно подписать

УКЭП для ИП выполняет те же функции, что и для частного лица, плюс еще несколько.

Предприниматель может:

1. Сдавать отчетность в ФНС и ПФР – дистанционно подавать налоговые декларации, сдавать отчеты в Пенсионный фонд, СЭС и другие инстанции.
2. Участвовать в электронных торгах – подписывать заявки на участие и прочую тендерную документацию.
3. Работать в системе «Честный знак» (если производит или продает товары, подлежащие обязательной маркировке, то все операции с ними нужно регистрировать в «Честном знаке»).
4. Получать банковские услуги – оформлять кредиты для бизнеса и проводить расчеты, подписывать платежные документы.
5. Регистрировать онлайн-кассу в ФНС.

То есть, без электронной подписи бизнес фактически не может функционировать. Причем речь идет как об ЭП для самого предпринимателя, так и о подписях для руководителей организаций.

Сколько она стоит

До 2021 года включительно бизнес оформлял ЭП по тем же правилам, что и физлица – то есть, в любом удостоверяющем центре. Из-за этого периодически возникали проблемы – например, человеку могли выдать ЭП в центре, находящемся в тысячах километров от него по копии паспорта и непонятно откуда взявшейся доверенности (что уже очень опасно для бизнеса). Поэтому с 2022 года ЭП для предпринимателей и топ-менеджмента компаний выдают только УЦ от ФНС.

Важно! Удостоверяющие центры ФНС выдают ЭП бесплатно. Но USB-токен предприниматель покупает заранее самостоятельно и передает вместе с документами в ФНС. Понадобится также сертификат носителя.

В этом главная сложность – носитель должен быть сертифицирован, а под требования подпадают только токены с сертификатами от ФСБ или ФСТЭК. Поэтому покупать токены лучше в аккредитованных УЦ или ДУЦ ФНС. Стоимость от 1400 до 2500 руб. в среднем по стране.

Если у предпринимателя уже был токен, который соответствует требованиям, новый сертификат запишут и на него (то есть, тогда платить за новый токен не придется, а услуги ДУЦ ФНС бесплатные).

Как сделать электронную подпись для ИП и юридических лиц

Процедура оформления ЭЦП для юридического лица сильно изменилась с начала этого года.

Пример: индивидуальный предприниматель: в 2020 г открывал кондитерский магазин и ставил онлайн-кассу. Представитель банка вместе с самим терминалом привез USB-носитель с ключом и заявление к договору на изготовление сертификата УКЭП. Регистрация кассы прошла без визита в ФНС. Насколько известно, сейчас порядок получения ЭП для предпринимателей изменился. Оформить ее без личного участия уже нельзя. Так ли это?

Да, ИП прав. С 1.01.2022 вступил в силу ФЗ № 476, и правила получения УКЭП изменились. Теперь ИП и директора юридических лиц должны получать ЭП лично в УЦ или ДУЦ ФНС.

Количество организаций, в которых ИП и ЮЛ получают электронную подпись, значительно сократилось. По состоянию на 2020 г в России было около 500 аккредитованных центров. Сейчас, согласно информации на сайте ФНС, существует 92 УЦ и доверенных центра.

Чтобы получить УКЭП, предпринимателю или руководителю компании необходимо явится в УЦ лично предоставить:

паспорт гражданина РФ;

выписку из ЕГРИП и или свидетельство о регистрации ИП;

копию СНИЛС и номер ИНН.

То есть, основная сложность теперь в том, что подпись нужно получать лично в одном из немногих УЦ, которые относятся к налоговой службе.

Срок действия и замена ЭП

Сертификаты действуют 12 месяцев. Для продления нужно обратиться в УЦ ФНС или ДУЦ, в котором оформлялась ЭП. Перевыпускается только сам квалифицированный сертификат, USB-носитель менять не придется.

Выданные до конца 2021 года электронные подписи для ИП и бизнеса действуют до 31 декабря 2022-го (или до конца своего срока – в зависимости от того, что наступит раньше). Кроме того, если сейчас подпись сотрудника компании может быть выдана ему как компании, то с начала 2023 года она должна быть выдана как на физлицо и подтверждаться электронной доверенностью.

Как подписать документ электронной подписью

Прежде всего, подпись электронного документа может быть трех типов:

присоединенная – подписываемый документ помещается в специальный файл вместе с подписью к нему. Прочитать такой файл можно только специальной программой, которой может не быть у адресата документа;

отсоединенная – подпись прикладывается отдельным файлом к подписываемому документу (сам документ остается доступен для чтения). Файл с подписью имеет расширение .sig или .sgn, и то же имя, что у основного документа. Проверить подпись можно, загрузив и документ, и файл с подписью в специальную программу;

подпись внутри документа – когда подпись формируется как метаданные к основному документу. Это доступно только для документов, которые создаются в Microsoft Word или Adobe Acrobat, но проверить подлинность подписи вне этого приложения сложно.

Большинство программ, которые позволяют подписывать документы ЭЦП, делают присоединенную или отсоединенную подпись. Выбор типа подписи зависит от требований к документам (например, ГАС «Правосудие» принимает обращения только с отсоединенной подписью).

Чтобы подписать документ электронной подписью, нужно иметь носитель с сертификатом (токен) и знать пароль ключевого контейнера к нему. Но самим сертификатом с «флешки» подписать документ нельзя, нужно иметь специальную программу или надстройку (которая и будет «соединять» подпись с документом). Вариантов несколько:

с помощью плагина для Word, Excel или Adobe Acrobat. Плагин – платная программа-дополнение, которая позволяет подписать файл электронной подписью (как присоединенной, так и отсоединенной). Там же можно будет потом проверить подлинность подписи;

с помощью отдельной программы, ее нужно установить на компьютер. Программа позволяет подписать буквально что угодно – не только текстовый документ, но и фото, видео, базу данных и многое другое. Программа также платная, создает на выбор присоединенную или отсоединенную подпись. Можно подписать несколько файлов или целую папку, можно проверить подлинность подписи. Программы платные, в бесплатных версиях ограничен функционал;

веб-сервис. Туда можно загрузить файл, который нужно подписать и сделать отсоединенную подпись. Условия и ограничения зависят от самого сервиса, как и стоимость услуги.

По итогу у пользователя будет подписанный электронный документ – в файле-контейнере (если это присоединенная подпись) или в виде двух документа и отдельной подписи (если она отсоединенная).

Если же говорить об УНЭП на сайте ФНС, то там подписать документ можно буквально в одно нажатие (особенно если файл подписи хранится на сайте ведомства). Также просто подписывать файлы через «Госключ» – пользователь получает push-запрос на подпись и подтверждает его, тем самым подписывая документ.

Риски безопасности

В юридической практике известно два вида мошенничества с ЭП.

Первый – когда существующая подпись оказывается в распоряжении злоумышленников в результате хищения, утери или копирования.

Второй – выпуск ЭП без ведома лица, на которое она оформляется, по подложным документам.

Обеспечить ответственное хранение носителя и сертификата — задача владельца. А вот относительно второго способа в последние три года государством принят ряд мер. Подделать же УКЭП практически невозможно: для этого потребуются большие вычислительные ресурсы.

Утеря, кража, незаконное копирование ЭП

Так как УКЭП — это аналог собственноручной, мошенники смогут воспользоваться ей, если она попадет к ним в руки физически или будет незаконно скопирована.

Поэтому, если обнаружена пропажа USB-носителя или есть обоснованные подозрения, что кто-то мог сделать незаконную копию, нужно незамедлительно отозвать сертификат.

Выпуск ЭП по чужим документам

В 2019 г. жителю Москвы пришлось через суд возвращать собственную квартиру, которую «подарили» жителю Уфы с помощью поддельной ЭП. Мошенники изготовили подпись без ведома гражданина по копии паспортных данных.

Чтобы исключить подобные схемы, в законодательство внесены следующие изменения:

с 1.01.2022 г получать электронную подпись в удостоверяющих центрах можно только лично;

в 2021 г ужесточились требования к УЦ: состоялась их переаккредитация по новым правилам. В частности, повышен размер уставного капитала (до 1 млрд руб.), введена уголовная ответственность для сотрудников, стало обязательным прохождение Правительственной комиссии.

В результате количество УЦ в нашей стране сократилось, а те, что остались, дорожат репутацией.

Способ проверить, что на вас без вашего согласия не оформили электронную подпись — через Госуслуги. Для этого в личном профиле откройте одноименный раздел:

Как проверить электронную подпись на подлинность

Проверить подлинность электронной подписи можно разными способами:

через программу, с помощью которой она была создана. Это может быть как плагин, так и отдельное ПО;

с помощью Госуслуг – там проверяется на подлинность как отсоединенная, так и присоединенная подпись. Достаточно загрузить файл и ввести цифры с картинки;

через специальный сервис вроде Контур.Крипто – там можно проверить на подлинность отсоединенную подпись, нужно загрузить документ и подпись к нему.

При этом гораздо важнее понимать смысл результата проверки подписи на подлинность. На Госуслугах есть файл с пояснениями статусов – и единственный подходящий вариант – «Действителен». Все остальные варианты означают, что с подписью есть проблемы – не удалось проверить статус сертификата или УЦ, или сертификат отозван, или подпись недействительна, и т.д.

Если электронная подпись действительна, это значит, что она была создана с помощью действительного (по крайней мере, на тот момент) сертификата, ее создал владелец сертификата, а сам документ с момента подписания не меняли.

Часто задаваемые вопросы

Что делать, если потерял ключ от подписи?

Ключ – это сам USB-носитель. Если он потерян, нужно как можно скорее обратиться в удостоверяющий центр и отозвать подпись.

Можно ли передать ЭП другому лицу?

Электронная подпись – аналог собственноручной. Поэтому передавать ее другому лицу нельзя, ведь оно тогда фактически сможет подписывать любые документы от чужого имени.

Что делать, если забыл пин-код от токена электронной подписи?

Можно попробовать заводскую комбинацию символов – как правило, это «12345678». Если она не подошла, можно попробовать подобрать другие знакомые комбинации – но на это есть всего 10 попыток. По возможности в свойствах токена можно ввести пин-код администратора и сбросить счетчик числа попыток. Если не поможет и это – остается только перевыпустить подпись (токен можно отформатировать и использовать заново).

Можно ли записать электронную подпись на обычную USB-флешку?

Нет, токен должен быть специальным – устройство сертифицируется ФСБ или ФСТЭК.

Источник